W ZAKŁADZIE GOSPODARKI CIEPŁOWNICZEJ W TOMASZOWIE MAZOWIECKIM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Mając na uwadze realizację zapisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), tworzy się w Zakładzie Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o. procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”.
§ 1
Postanowienia ogólne
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad przekazywania informacji o naruszeniu prawa, podejmowania odpowiednich działań następczych w związku ze zgłoszonymi naruszeniami prawa, a także ochronę sygnalisty.
- Procedurę stosuje się do zgłoszeń naruszeń prawa ujawnionych w obszarze działalności Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o., zwanego dalej także „podmiotem prawnym” lub „jednostką”.
- Naruszeniem prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) nie jest każde naruszenie prawa. Jest to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące jednej z dziedzin wskazanych bezpośrednio w ustawie, tj.:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela (występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej).
- Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przez który należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
- Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informacji o naruszeniu prawa.
- Ochronie podlega także osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba powiązana z sygnalistą.
- Ochronie nie podlega osoba, która świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc że do naruszenia prawa nie doszło.
- Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo inny organ publiczny, do którego właściwości należy podejmowanie działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane w formie i przy wykorzystaniu kanałów określonych przez podmioty, do których są kierowane.
§ 2
Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
- Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w następujący sposób:
- za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sygnalista@zgc.com.pl;
- w formie przesyłki pocztowej skierowanej na adres Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o.: ul. Wierzbowa 136, 97-200 Tomaszów Mazowiecki lub zapieczętowanej przesyłki złożonej bezpośrednio w Sekretariacie Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o, zlokalizowanym na parterze w budynku administracyjnym Spółki. Przesyłka ze zgłoszeniem wystąpienia naruszenia prawa musi zawierać dopisek: „Pełnomocnik ds. naruszeń prawa – do rąk własnych”;
- na wniosek sygnalisty, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku: ul. Wierzbowa 136, 97-200 Tomaszów Mazowiecki, budynek administracyjny Spółki w sali konferencyjnej.
- W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działań następczych zgłoszenie powinno zawierać:
- dane osobowe zgłaszającego: imię i nazwisko, adres do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej);
- datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
- opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia prawa;
- dokładny opis przedmiotu naruszenia prawa;
- wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji jakimi dysponuje sygnalista, które mogą być pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych nie dopuszcza składania zgłoszeń anonimowo. Zgłoszenia takie nie będą rozpatrywane.
§ 3
Tryb przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych
- Wyznacza się Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, do którego zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych, zwanego dalej „Pełnomocnikiem”.
- Funkcję Pełnomocnika będzie pełnić osoba pisemnie upoważniona przez Zarząd Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o.
- Pełnomocnikiem nie może być:
- sygnalista;
- osoba, której dotyczy zgłoszenie;
- osoba, której udział w postępowaniu wzbudza uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
- Pełnomocnik podlega wyłączeniu z udziału w analizie zgłoszenia, jeżeli zachodzą jakiekolwiek wątpliwości co do jego bezstronności.
- W przypadku stwierdzenia istnienia okoliczności wymienionych w § 3 ust. 3 niniejszej procedury, Pełnomocnik obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w analizie zgłoszenia i powiadomić na piśmie Zarząd Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o. o przyczynach powodujących jego wyłączenie z udziału w analizie zgłoszenia.
- Oświadczenie o istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie Pełnomocnika z udziału w analizie zgłoszenia składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o ich istnieniu.
- Oświadczenie o istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie Pełnomocnika z udziału w analizie zgłoszenia może być również złożone w trakcie analizy zgłoszenia, o ile przed jej rozpoczęciem nie było możliwe stwierdzenie ich istnienia.
- W przypadku gdy Pełnomocnik nie może pełnić swojej funkcji z uwagi na istnienie okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z udziału w analizie zgłoszenia, Zarząd Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o. powierzy innej osobie pełnienie obowiązków Pełnomocnika ds. naruszeń prawa w stosunku do tego zgłoszenia.
- Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:
- przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
- wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze;
- rozpatrzenie zgłoszenia, które spełnia warunki określone w niniejszej procedurze, poprzez m. in. przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
- komunikowanie się z sygnalistą, w tym przekazywanie mu informacji zwrotnej;
- prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
- Pełnomocnik zobowiązany jest do podejmowania działań następczych z należytą starannością przy zachowaniu bezstronności w wyjaśnianiu sprawy. Dane osobowe sygnalisty podlegają ochronie.
- Dostęp do danych osobowych sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, a także osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu posiada wyłącznie Pełnomocnik pisemnie wyznaczony przez Zarząd Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o., który zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy tożsamości tych osób. Pełnomocnik zobowiązany jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
- Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są przez Pełnomocnika, za pośrednictwem kanałów komunikacji określonych w § 2 niniejszej procedury, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia informacji zawartych w zgłoszeniu Pełnomocnik kontaktuje się z sygnalistą w celu udzielenia dodatkowych wyjaśnień przez sygnalistę, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy wystąpić o dodatkowe informacje.
- Pełnomocnik może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia dotyczącego sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym. Pełnomocnik informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego w tym przedmiocie, pozostawia je bez rozpoznania, nie informując o tym sygnalisty.
- Pełnomocnik potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
- W trakcie postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik ma prawo do:
- dostępu do dokumentów i danych Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o. w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy;
- uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
- uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników, zleceniobiorców, bądź innych podmiotów współpracujących z jednostką;
- dostępu do danych ze służbowych komputerów, telefonów i monitoringu wizyjnego, z uwzględnieniem zasad wynikających z ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i przepisów RODO;
- dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów;
- konsultowania, w niezbędnym zakresie, informacji i danych z sygnalistą.
- Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sporządza raport końcowy, który przedkłada Zarządowi Zakładu Gospodarki Ciepłowniczej w Tomaszowie Mazowieckim Sp. z o. o. Raport końcowy zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone naruszenia prawa i ich przyczyny oraz osoby za nie odpowiedzialne, a także zalecenia co do podjęcia dalszych działań następczych.
§ 4
Dalsze działania następcze
- W raporcie końcowym z postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik formułuje zalecenia działań następczych, którymi mogą być w szczególności:
- zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań – w przypadku niepotwierdzenia naruszenia prawa objętego zgłoszeniem;
- przeprowadzenie rozmów dyscyplinujących;
- zastosowanie kary porządkowej wobec pracownika, pozbawienie nagrody lub premii;
- zmiany lub rotacje na stanowiskach pracy;
- wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym;
- zmiany w wewnętrznych procedurach;
- podjęcie działań cywilnoprawnych dotyczących zawartych umów, dochodzenia naprawienia szkody bądź wypłacenia odszkodowania;
- złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
- złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa – w przypadku zgromadzenia dowodów;
- powiadomienie organów ścigania – w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów.
- Pełnomocnik przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego – a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- W przypadku, gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, informacji zwrotnej nie przekazuje się.
§ 5
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
- Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji przez Pełnomocnika w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, który będzie prowadzony według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszej procedury.
- Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Załączniki:
- 4 tygodnie ago Add Utworzono